Dokumenti su jedan od ključnih poslovnih resursa u savremenom poslovanju. U sebi sadrže informacije važne za poslovanje i pokreću ključne poslovne procese. Čak oko 85 % svih poslovnih informacija snimljeno je u raznim dokumentima i drugim vrstama zapisa. Navedimo samo naznačajnije dokumente u poslovanju: narudžbenice, fakture, dogovori, rešenja, izveštaji, ponude, poslovni planovi, projektna dokumentacija, nacrti ... Dokumenti prate ključne poslovne procese i na taj način povezuju veliki broj zaposlenih u različitim poslovnim funkcijama i na različitim lokacijama. Bez obzira gde su dokumenti nastali – unutar organizacije ili su stigli sa strane - brojni zaposlenici imaju potrebu pristupa da bi uspešno obavili svoj posao.
Korišćenje papirnih dokumenata u poslovanju generira značajna ograničenja, troškove i rizike u poslovanju. Tok papirnih dokumenata sporiji je od toka poslovnih procesa podržanih savremenim poslovnim aplikacijama i negativno utiče na brzinu i kvalitet odvijanja procesa. Manipulacija papirnim dokumentima, naročito u dislociranom opkruženju, dovodi do oštećenja i gubitaka dokumenata, što može imati značajne poslovne posledice merene i visokim financijskim gubitcima. Takođe, operativni troškovi poslovanja značajno se povećavaju pri umnožavanju i distribuciji dokumenata koji su u papirnom formatu. Na kraju, rizici od gubitaka ili zlouptrebe dokumenata imaju visoku finansijsku vrednost i predstavljanju značajan uticaj na efikasnost poslovanja.
Zato je nužno uspostaviti sistem koji će se bazirati na elektronskim dokumentima, pratiti ih u njihovom životnom veku – od postajanja do snimanja – i svakom ko je za to ovlašćen omogućiti jednostavan pristup do njih.
Adobe LiveCycle Content Services ES je industrijska aplikacija za upravljanje dokumentima u njihovom životnom veku. Osim već navedenih ciljeva, omogućuju se sledeće prednosti:
- Smanjenje troškova korišćenja (TCO) u dokumentnim procesima
- Podržanost propisa i normi kroz sveobuhvatno upravljanje promenama i detaljnim izvještajima o upotrebi dokumenata.
- Povećanje produktivnosti korišćenjem hijerarhijske organizacije sadržaja i snažnih alata za pretraživanje.
- Skraćivanje ciklusa poslovnih procesa pomoću naprednih mogućnosti za kolaboraciju.
- Omogućavanje poslovnim korisnicima da dinamički menjaju dokumente i sadržaje korišćene u poslovnim procesima bez potrebe intervencije IT stručnjaka
- Unapređenje efikasnosti korisnika Microsoft Office pomoću ‘plug-in’ nadogradnje i deljenih foldera za pristup repozitorijomu dokumenata.
Više o Adobe LiveCycle Content Services ES možete naći ovde
Napredne tehnologije iz Adobe LiveCycle ES porodice omogućavaju niz dodatnih funkcionalnosti u sklopu arhiviranja dokumenata:
- Automatska konverzija različitih elektronskih formata u PDF/A ostvaruje se pomoću Adobe LiveCycle PDF Generatora ES
- Verodostojnost elektronskih dokumenata koji se arhiviraju može se garantovati digitalnim sertifikatom, pomoću proizvoda Adobe LiveCycle Digital Signatures ES
- Prava raspolaganja dokumentima kreiraju se i primenjuju sa proizvodom Adobe LiveCycle Rights Management ES
novosti