Poslednja faza životnog ciklusa svakog dokumenta je arhiviranje – snimanje u za to predviđen prostor. Zakonski je određena obaveza višegodišnjeg čuvanja velikog broja dokumenata u poslovnim i javnim upravnim organizacijama. Čuvanje papirnih dokumenata vrlo je zahtevan postupak, imajući u vidu potreban prostor i pripadajuće ambijentalne i sigurnosne uslove potrebne za sigurno i trajno čuvanje. Dodatni izazov predstavlja potreba da se neki konkretni dokument u arhivi pronađe i upotrebi u nekom poslovnom procesu – najčešće radi revizije ili sudskog postupka. Arhiviranje papirnih dokumenata je neefikasno u smislu troškova povezanih sa odgovarajuće opremljenim prostorom i u smislu vremena potrebnog za pronalaženje potrebnog dokumenta.
Arhiviranje elektronskih dokumenata znatno je efikasnije od arhiviranja papirnih dokumenata. Postavlja manje zahteve u smislu troškova i infrastrukture i omogućava brzo i jednostavno pretraživanje i pronalaženje traženih dokumenata. Preduslov za uspešno uspostavljanje arhive elektronskih dokumenata je kvalitetan programski sistem na kojem se bazira i odgovarajući format u kojem se dokumenti čuvaju.
Rešenje koje preporučujemo za kvalitetno arhiviranje elektronskih dokumenata bazira se na primeni normiranog formata PDF/A i sistemu Adobe LiveCycle Content Services ES.
PDF/A je jedina globalna norma za dugoročno arhiviranje elektronskih dokumenata. Omogućava pouzdano čuvanje elektronskih dokumenata i njihovu vernu prezentaciju čak i nakon više decenija. PDF/A je proglašen ISO normom 2005. godine.
Adobe LiveCycle Content Services ES je industrijska aplikacija za upravljanje dokumentima u njihovom životnom veku, uključujući i arhiviranje dokumenata kao poslednju fazu tog života. Više o Adobe LiveCycle Content Services ES možete naći ovde
Napredne tehnologije iz Adobe LiveCycle ES porodice omogućavaju niz dodatnih funkcionalnosti u sklopu arhiviranja dokumenata:
- Automatska konverzija različitih elektronskih formata u PDF/A ostvaruje se uz pomoć Adobe LiveCycle PDF Generatora ES
- Verodostojnost elektronskih dokumenata koji se arhiviraju može se garantirati digitalnim sertifikatom, uz pomoć proizvoda Adobe LiveCycle Digital Signatures ES
- Prava raspolaganja dokumentima kreiraju se i primenjuju proizvodom Adobe LiveCycle Rights Management ES
novosti